Prévision des tâches - Six grands projets
IBM possède des dizaines de milliers de clients dans la zone prometteuse de l'euro ; les ventes dans la zone Europe Moyen-Orient et Afrique (EMOA) excèdent 24 milliards d'ECU (environ 27 milliards de dollars) ; IBM travaille avec plus de 12.000 fournisseurs ; dépense près de 9 milliards d'ECU (environ 10 milliards de dollars) en achats et emploie près de 74.000 personnes. Un plan bien défini et l'engagement de l'exécuter sont essentiels si IBM veut servir ses clients de façon satisfaisante pendant la période de transition et au-delà.
Deuxièmement, il y a le travail de conseil réalisé par IBM afin d'aider les entreprises, grandes et petites, à se préparer. Cette partie de notre exposé vous montrera le travail réalisé par IBM, ainsi que sa mise en application actuelle, pour se préparer pour la monnaie unique.
La planification a d'abord commencé au sein même d'IBM. Le Groupe de conseil en gestion d'entreprise d'IBM a transformé une méthodologie de projet en tâche, créant un environnement dans lequel des décisions précises peuvent être prises, notamment là où le doute et l'incertitude existaient. Une approche structurée est conçue pour gérer les risques rencontrés par IBM et pour contrôler les dernières incertitudes qui subsistent dans chacun des pays membres.
Afin d'établir un concept de ce qui était nécessaire, un groupe de travail a été mis en place à travers les opérations d'IBM dans la zone Europe. Quinze membres se sont rencontrés en octobre 1996 pour parler de l'itinéraire à suivre pour les activités d'exploitation.
Ils ont défini leur mission comme suit : planifier et exécuter tous les préparatifs nécessaires pour une transition en douceur entre le 1er janvier 1999 ; et le milieu de l'année 2002.
De telle façon que :
 | Les exigences juridiques et réglementaires soient respectées, |
| Les besoins des clients, des partenaires commerciaux et des fournisseurs d'IBM soient satisfaits, |
| Les coûts soient minimisés, |
| Le travail stratégique déjà en cours en matière d'organisation européenne soit consolidé. |
Le groupe de travail représentant les principales opérations commerciales d'IBM et un nombre d'unités commerciales choisies est schématisé ci-dessous.
| Comptabilité et systèmes financiers, |
| Contrats, |
| Distribution (faire parvenir les produits auprès des consommateurs), |
| Service de gestion de la clientèle (élaboration de propositions, de contrats et de factures, recouvrement, etc.), |
| Ressources humaines, |
| Informatique et information commerciale, |
| Juridique, |
| Information sur les produits (fournir les prix et la description des produits aux clients), |
| Tarification, |
| Achats, |
| Trésor (qui joue le rôle de la banque interne d'IBM). |
Des représentants de plusieurs unités commerciales, tel le département de financement clientèle, ont également été inclus dans le groupe où ces entreprises ont des besoins spécifiques quant à l'euro.
La première tâche du groupe fut de déterminer quels secteurs d'activités avaient besoin de travailler pour être prêts pour l'euro. Le processus de consolidation des activités du trésor au sein du Centre des services du trésor d'IBM à Dublin a commencé il y a longtemps, en 1991, et a permis à IBM d'y voir plus clair. Cependant, trois autres secteurs ont été considérés posséder un fort potentiel quant à l'impact interne. Il s'agit du service de la gestion de la clientèle, de la comptabilité et des applications informatiques sur lesquelles repose l'activité. Les questions concernant les contrats ont également fait l'objet d'une révision détaillée.
Trésorerie
Problématique :
| La monnaie unique apportera de grands changements dans les processus, systèmes et organisations nécessaires à la gestion du financement, des investissements et des opérations de change à travers l'Europe, |
| Des opportunités de réductions importantes dans le coût des transactions vont se présenter dans la zone de l'euro, |
| Une nouvelle approche sera nécessaire pour la gestion du risque de change, |
Les actions d'IBM :
IBM a déjà centralisé les rôles de sa trésorerie européenne dans une activité de gestion de trésorerie, de financement, de marché des capitaux et de gestion des risques basée à Dublin. Cette structure unique facilite l'accès aux marchés des capitaux et possède une équipe commerciale spécialisée qui gère toutes les exigences de financement à travers le temps.
| Les prestations bancaires au quotidien assurent une gestion optimum de la trésorerie à travers le continent, |
| Les opérations de change et les transactions dérivées sont centralisées de façon semblable pour un contrôle et une mise en réseau efficaces, |
| Et étant donné que la comptabilité du centre est déjà réalisée en ECU, la conversion à l'euro devra être extrêmement douce. |
Informatique
Problématique :
| La conversion définitive des montants (courants et historiques) actuellement en monnaie nationale en euros le jour où IBM va abandonner l'usage de la monnaie nationale pour l'euro, |
| L'impact de l'introduction des valeurs décimales dans les pays dont la monnaie nationale ne possède pas de décimales (Belgique, Espagne et Portugal), |
| La condition requise pour une gestion sélective des deux monnaies pendant la période de transition, |
| Différentes conditions requises locales se dégageant des Plans nationaux spécifiques, |
| L'échelle du projet informatique : environ 80% des applications d'IBM sont concernées d'une manière ou d'une autre, |
| La mise en application des changements relatifs à l'euro augmentera la demande déjà importante en compétences informatiques de la part de nos clients et de la part d'autres projets d'investissements internes, tels que le processus de rééquipement et le projet an 2000. |
Les actions d'IBM :
| Une vision claire sur les implications informatiques du passage à l'euro a été définie par les évaluations de l'impact sur les procédures commerciales, |
| Une approche chronologique pour traverser avec succès les étapes importantes a été établie, |
| Un système efficace de gestion des opérations de change a été mis en place. |
Comptabilité
Problématique :
Les comptes légaux sont effectués dans chacun des pays où IBM possède une filiale.
| Les procédures d'informations comptables entre 1999 et 2002 (la période pendant laquelle les deux monnaies seront utilisées) dépendra finalement de la décision de chaque pays en ce qui concerne la date où les comptes en euros seront admissibles (ou en fait obligatoires) et la monnaie requise pour les détails de l'audit s'y rattachant, |
| L'accord général des pays sur l'acception de l'expression des informations comptables en euros aidera à motiver toutes les entreprises à effectuer le changement plus tôt. Cependant, à ce stade il y a encore quelques incertitudes quant à la date à laquelle ces pays effectueront le changement. Certains pourraient encore avoir besoin de continuer à utiliser la " vieille " monnaie pour au moins quelques déclarations, documents, rapports et paiements jusqu'à ce que les billets et les pièces apparaissent en 2002, |
| Les systèmes comptables devraient aussi être examinés afin de s'assurer qu'ils sont synchronisés avec les autres projets de transformation rentrant des informations financières dans les livres comptables. De nombreuses entreprises ont planifié d'importants transferts d'application. |
Les actions d'IBM :
| Suivre l'activité des Etats membres de l'UE afin d'évaluer le calendrier requis pour une conversion en euro pays par pays des enregistrements des comptes légaux, |
| S'assurer que les décisions finales sont adaptées au cadre légal tel qu'il est développé, |
| Assurer une planification et une synchronisation temporelle du transfert vers les systèmes stratégiques permettant l'utilisation de l'euro. |
Contrats
Problématique
| Le Conseil des ministres de l'UE a déjà adopté une réglementation confirmant que (sous réserve de ce qui a été convenu entre les parties du contrat), l'introduction de l'euro en tant que nouvelle monnaie n'affectera pas la continuité des contrats et autres documents juridiques, |
| Cependant, les contrats devront réviser d'autres facteurs, tels que des clauses sur les taux d'intérêt et l'indexation sur le coût de la vie. Ces mentions seront susceptibles d'être modifiées à la lumière des changements attendus le 1er janvier 1999. |
Les actions d'IBM
| Une révision de certains contrats choisis est effectuée afin d'évaluer l'impact des faits ci-dessus, |
| IBM suit le résultat de l'étude du secteur bancaire européen sur l'impact d'EURIBOR (le taux interbancaire offert en euro), ainsi que d'autres études s'y rapportant. |
Service de gestion de la clientèle
Problématique :
| Pendant la période de transition, les clients passeront à l'euro à des moments différents, créant ainsi un éventail de besoins divers auxquels il faudra pouvoir répondre, |
| Gérer deux monnaies complètement intégrées dans la logique de chaque procédure et de chaque application est un processus complexe et coûteux. |
Les actions d'IBM :
| La date de conversion de certains des systèmes d'administration clés d'IBM a été fixée provisoirement en janvier 2001. A cette date, toute la documentation détaillée destinée aux clients sera publiée en euro dans les pays participant, |
| Jusqu'à cette date, IBM acceptera bien sûr les paiements en euros venant des clients qui ont déjà effectué la conversion. L'entreprise est également en train de préparer de la documentation en euro pour les secteurs où elle sera nécessaire dès 1999, |
| Après janvier 2001, IBM (comme toutes les entreprises après leur date de conversion) continuera à accepter les paiements en monnaie locale, bien que les opérations détaillées seront en euros. L'entreprise projette également de continuer à publier de la documentation en monnaie locale si cela et nécessaire, |
| IBM est déjà très habitué à gérer les besoins spécifiques de clients et de partenaires commerciaux internationaux ; le changement n'affectera ainsi en rien ses habitudes. |
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Nul n'arrive au sommet d'une montagne d'un seul trait. IBM en est conscient et a décidé de diviser son projet Euro en plusieurs étapes.
La première étape sera dressée le 1er janvier 1999, quand IBM, comme toutes les entreprises, devra être prêt à traiter les données d'entrée des activités (telles les factures ou les paiements) en euros. Le volume de départ pourrait bien être limité mais la règle de " non obligation, non interdiction " veut que toute entreprise soit prête à accepter ces données d'entrée et devienne compatible avec ses propres opérations internes (qui seront probablement encore basées sur la monnaie locale). Plus important, IBM a mis en place des plans pour être capable de fournir les documents clés pour les clients (comme les factures) en euros, si un client décide de passer à l'euro plus tôt dans la période de transition et désire fonctionner en euros.
De plus amples renforcements seront apportés par les premiers systèmes devant passer à des opérations en euros. Les fonctions de la trésorerie et les opérations de financement seront à l'avant-garde de ce groupe. Cependant, la principale tâche sera la transformation des opérations du " service administratif ", quand les principaux systèmes appliqués aux clients de l'entreprise (comme les factures et les contrats) passeront de façon irréversible des valeurs exprimées en monnaie locale aux valeurs exprimées en euros.
Après une évaluation de l'impact sur sa propre activité et une analyse de l'information provenant d'un certain nombre de sources, IBM a choisi provisoirement l'an 2001 comme étant la date la plus appropriée pour cette phase de passage du " service administratif " à l'euro :
| Son groupe de conseil en gestion d'entreprise a déterminé les besoins des clients en vue d'établir un calendrier approprié pour le changement. Combiné avec les résultats de nombreuses discussions informelles avec des clients, cela a apporté de précieuses indications sur le rythme possible de transformation du marché. Les attitudes des clients face à ce sujet sont influencées par plusieurs facteurs, dont l'un sera le niveau de préparation des autorités nationales, régionales et locales. Le rythme de la transformation changera probablement d'un pays à l'autre mais aura un grand impact sur les besoins et les actions des clients, |
| En ce moment, il apparaît que plus de 50% des clients d'IBM ont projeté de faire passer leurs opérations de base à l'euro pour le début de l'an 2001. Ceci constituera un facteur essentiel pour les propres projets d'IBM. Chaque entreprise devra décider elle-même de la date du passage à l'euro de telle façon qu'elle soit logique par rapport à son propre marché. |
Immédiatement après, il y aura une autre étape cible qui sera l'opposé de la première étape : traiter maintenant avec des données d'entrée en monnaie locale et avec les clients qui désirent encore recevoir la documentation en monnaie locale. Bien que les questions relatives au " service administratif " occuperont largement l'esprit des entreprises, le passage à l'euro affecte toutes les entreprises de la zone euro, aussi bien extérieures qu'intérieures.
A la fin de l'année 2002, IBM a identifié, aussi bien pour l'entreprise que pour ses clients, six projets différents, mais néanmoins interconnectés, devant être abordés s'il faut gérer le risque et débloquer tout le potentiel commercial de l'euro.
Clients : le rapport entre les problèmes et les opportunités est parfaitement démontré là où les clients sont concernés. Des dépenses considérables seront faites dans le domaine des technologies et des services de l'information et du conseil en gestion d'entreprise au fur et à mesure que les entreprises se prépareront à l'euro. IBM est bien placé pour fournir des services, des produits et des offres répondant à la demande des clients.
Les entreprises recherchant un conseiller et un maître d'œuvre capable de concevoir et de mener à bien un projet de gestion d'entreprise complexe solliciteront les compétences d'IBM, qui combinent informatique et conseil. Le processus peut être personnalisé afin de servir les nombreux secteurs d'activités avec lesquelles traite IBM. De la même façon, les circuits d'accès au marché d'IBM, tels que les négociants, les agents et les revendeurs, doivent être inclus dans la stratégie globale.
Services globaux : si le projet Clients identifie ce qui doit être réalisé, alors les Services globaux sont un projet conçu pour assurer que le service peut être apporté. Si une procédure pointue de l'activité doit être appliquée au défi, un élément de planification est donc requis. Les Services globaux s'assureront que les ressources d'IBM sont appliquées à l'étape optimum de la procédure.
Produits : regardez votre clavier. Où allez-vous placer le nouveau symbole monétaire ? Des décisions concernant la meilleure façon de rendre conforme les produits IBM sont en train d'être prises dans le cadre du projet produit. Les services de développement de produits d'IBM du monde entier évaluent les changement qui seront nécessaires pour les claviers, les terminaux, les terminaux de point de vente, les logiciels, etc. Un travail colossal doit être réalisé afin de s'assurer que les nécessités croissantes du marché soient clairement comprises puis traduites en changements qui répondront aux besoins des clients et respecteront les directives des organisations de normalisation.
Interne : IBM ne sera apte à fournir un conseil qu'à condition que des progrès importants aient été réalisés au niveau interne afin de mettre de l'ordre. C'est dans ce but que le projet Interne se concentre depuis octobre 1996 sur la préparation à l'impact de la monnaie unique de l'administration, des finances et de l'informatique, parmi d'autres processus internes.
Communications : parler avec les clients, les fournisseurs et les salariés sont considérés comme une partie essentielle de la stratégie. Les clients recherchant un partenaire capable de les assister à travers le processus ont besoin d'être informés des capacités d'IBM. La communication sera également cruciale pour attirer l'intérêt des salariés. Comme vous devez vous en douter, IBM utilise la technologie numérique pour communiquer : le personnel est informé à travers un système d'informations intranet et le site que vous êtes en train de consulter représente une source d'informations en évolution sur l'euro pour le monde extérieur.
Pays : Dans l'idéal, chaque Etat membre de l'Union européenne (UE) adopterait la même stratégie et le même calendrier pour le passage à l'euro. En réalité, il est très probable que différentes approches soient appliquées pendant la période de transition. Les plus grandes entreprises multinationales optimiseront leur stratégie en adoptant une approche uniforme pays par pays. IBM a désigné un responsable dans chacune de ses organisations de l'UE afin de s'assurer que des contacts efficaces soient établis avec les autorités et que les informations utiles provenant de l'industrie lui soient communiquées. Ces personnes seront également responsables du bon fonctionnement des stratégies internes paneuropéennes d'IBM dans différents environnements locaux.